實(shí)驗室原始記錄必備的信息

實(shí)驗室原始記錄應包括以下基本要素。實(shí)驗室在編寫(xiě)記錄模板時(shí)，可采取引導填空的方式，促使記錄使用者在每次檢測中都能準確無(wú)誤地填寫(xiě)這些基本要素。

一、任務(wù)信息

任務(wù)信息包括：編號、檢測標準(方法)、檢測項目/參數;

1.編號：

原始記錄中應注明每項檢測任務(wù)的編號，它是方便實(shí)驗室內部管理的編號，應具有唯一性。

例如：任務(wù)編號、記錄編號、項目編號、申請編號、報告編號等。

當檢測任務(wù)需要出具報告時(shí)，如果原始記錄使用的任務(wù)編號與最終報告編號不一致時(shí)，記錄中應補充體現報告編號，且報告編號應與原始記錄編號有唯一性對應關(guān)系。

2.檢測標準(方法)：

原始記錄中應明確寫(xiě)明檢測依據的來(lái)源，可以是現行標準、客戶(hù)指定的標準(非現行標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等)、客戶(hù)自定的測試方法等。

原始記錄中應寫(xiě)明檢測依據的標準，明確寫(xiě)明標準號和版本號。

當客戶(hù)對檢測有特殊的與標準相偏離的要求時(shí)，應在檢測依據欄或原始記錄相關(guān)位置進(jìn)行描述。

當客戶(hù)的要求與標準偏離較多時(shí)，建議在記錄中注明“檢測方法見(jiàn)合同評審”。

3.檢測項目/參數：

如果檢測項目是檢測依據的全部?jì)热輹r(shí)，檢測項目可不必全部列出，寫(xiě)明“全部項目或全部參數”既可。

如果檢測項目是檢測依據的部分內容時(shí)，應在原始記錄中明確本次檢測涉及的項目條款號或名稱(chēng)。

樣品信息

樣品信息包括：樣品名稱(chēng)、型號規格、樣品數量、樣品編號;適用時(shí)還可包括：樣品送檢單位、樣品初始狀態(tài)、樣品附屬件等;

1.樣品名稱(chēng)：

能正確識別測試樣品的名稱(chēng)，應是客戶(hù)委托任務(wù)書(shū)指定的名稱(chēng)，或是實(shí)驗室檢查樣品后并同客戶(hù)溝通協(xié)調后的可正確描述樣品的名稱(chēng)。

2.型號規格：

記錄中應寫(xiě)明樣品的型號，應是實(shí)際檢測樣品的型號，該型號應包含在客戶(hù)委托任務(wù)書(shū)的型號中。記錄中應寫(xiě)明與檢測項目相關(guān)的產(chǎn)品規格信息。

3.樣品數量、樣品編號：

樣品編號應具有唯一性，目的是方便實(shí)驗室內部樣品流轉和存儲管理。

樣品數量要與樣品編號相對應。

4.樣品送檢單位(委托人)：

樣品送檢單位可以是個(gè)人或單位。

5.樣品初始狀態(tài)：

當樣品的初始狀態(tài)可能會(huì )影響后續的檢測或判定，并在試驗開(kāi)始前對樣品的初始狀態(tài)進(jìn)行調整的，應在原始記錄中記錄樣品的初始狀態(tài)，以及對樣品做出的調整。

6.樣品附屬件：

當實(shí)驗室使用客戶(hù)提供的維持樣品工作的支持設備或附件等附屬件進(jìn)行電氣測試時(shí)，應對這些設備或附件進(jìn)行確認以保證其電氣參數不會(huì )對樣品的檢測結果準確性造成影響。如果會(huì )造成影響，應將這些設備或附件的重要信息(例如名稱(chēng)、型號、編等)列入記錄中。

環(huán)境信息

包括：測試時(shí)的環(huán)境溫度和濕度、其他環(huán)境信息;

1.測試時(shí)的環(huán)境溫度和濕度：

環(huán)境溫濕度對檢測項目有影響時(shí)，應記錄測試時(shí)的環(huán)境溫度和濕度，該數值應是真實(shí)和有效的。當環(huán)境溫度和濕度與檢測標準(方法)中的規定環(huán)境溫度和濕度不吻合時(shí)應停止測試，直至達到檢測標準(方法)中規定的環(huán)境溫度和濕度。

記錄測試時(shí)的環(huán)境信息，也關(guān)系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測報告/數據需要復查，應在相同的環(huán)境條件下開(kāi)展復查檢測。

2.其他環(huán)境信息：

如果其他環(huán)境條件(如，大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對檢測項目有影響時(shí)，記錄中應寫(xiě)明這些環(huán)境條件。

相關(guān)人員信息

包括：測試人員、審核人員的簽章，以及適用時(shí)其他相關(guān)人員的簽章

測試人員和審核人員的簽名要確保經(jīng)本人確認，由本人負責，簽章的形式可以是手寫(xiě)簽名、印章(本人姓名)或電子簽名(電子化記錄)。

其他相關(guān)人員如解釋和說(shuō)明人員等。

檢測日期

檢測日期可以是某一天、某一個(gè)測量周期、一天內的某一段時(shí)間。應根據檢測項目的特點(diǎn)，定義檢測日期的表達形式。應防止在檢測日期上刻意模糊時(shí)間段的方式。

應真實(shí)記錄測試時(shí)的日期。針對不同檢測項目在不同日期進(jìn)行的情況，應分別記錄測試日期。

數據記錄表格

數據記錄(表格)的位置可以是下劃線(xiàn)、空格、方框或表格等形式。

數據記錄(表格)應出現在原始記錄的適當位置，并與檢測標準(方法)描述文字相協(xié)調。

數據記錄(表格)的大小尺寸應充分考慮本項檢測數據的特性和各種可能的數據格式。

對多個(gè)樣品的測試，數據記錄(表格)的設計應能體現測試數據與每個(gè)樣品的關(guān)系。

數據判定或結果描述

數據判定的方式可以是“√”、“X”、  “P”、“F”、“Pass”、“Fail”、“/”、“N/A”、“—”、“合格”、“不合格”、“不適用”等清晰無(wú)歧義的描述，并且應在記錄的顯著(zhù)位置描述本記錄中對數據判定方式的約定。

結果描述應按照與客戶(hù)約定的方式進(jìn)行客觀(guān)全面的描述。

測量信息

包括：測量?jì)x器的名稱(chēng)、型號、廠(chǎng)家(適用時(shí))、受控編號和校準周期(或校準有效期截止日期)。

場(chǎng)地信息

場(chǎng)地信息是實(shí)施檢測項目的場(chǎng)地位置的描述。

全部檢測項目在實(shí)驗室自有場(chǎng)地進(jìn)行時(shí)，可簡(jiǎn)單描述為“本實(shí)驗室”，如實(shí)驗室有多場(chǎng)所，也應明確具體的測試場(chǎng)所信息。

全部或部分檢測項目在分包實(shí)驗室場(chǎng)地或委托方實(shí)驗室場(chǎng)地進(jìn)行時(shí)，應原始記錄適當位置，例如在檢測項目旁注明該場(chǎng)地的名稱(chēng)。

檢測方法描述

當無(wú)明確的標準依據和試驗方法時(shí)，原始記錄中應有詳細的、操作性強的測試方法描述。

其他情況下，建議原始記錄中增加檢測方法描述，以指導試驗的實(shí)施，增強原始記錄的易用性。

檢測方法描述可以是對檢測項目的通俗理解或工作經(jīng)驗。