《測量管理體系、測量過(guò)程和測量設備的要求》(ISO10012:2003)的實(shí)施

第三講 測量管理體系的設計與準備（續）

　　2.測量管理體系結構的設計
　　2003版ISO10012標準已經(jīng)確定了測量管理體系過(guò)程模式，這一模式結構在測量管理體系結構設計中最好不要打破。而應在這一基礎上來(lái)設計企業(yè)管理機構，機構的職能分工與企業(yè)的體系文件總體結構和形式。通過(guò)了解顧客的需求和期望，來(lái)制定企業(yè)的質(zhì)量目標，確定體系文件的具體目錄清單。對已獲證企業(yè)要確定哪些體系文件需要充實(shí)修改，哪些文件可以取消合并，哪些文件需要重新制定。往往技術(shù)性文件變化不會(huì )很大，重點(diǎn)在體系管理性文件上。體系結構的設計，也必須符合以過(guò)程管理為主導的原則，具體說(shuō)就是要建立以過(guò)程為基礎的測量管理體系模式，采用過(guò)程方法對體系實(shí)施全面的管理。

　　3.明確職責、分工、健全機構、配備資源
　　在測量管理體系策劃和體系結構設計的基礎上，應具體落實(shí)組織機構、職責結構和分工，通常要制定《測量管理體系結構圖》以及《各職能部門(mén)的職能分配表》，即按標準條款具體明確主管部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的職能。實(shí)踐證明，職能分配表具有十分重要的作用，主要明確了過(guò)程要點(diǎn)的責任部門(mén)，使體系的運行有了組織保證，有時(shí)已獲證組織效果不突出，其中十分關(guān)鍵的問(wèn)題之一就是因為職能不明確，職能不到位。要調整機構、配備資源，2003版新標準不僅是管理培訓，而且要實(shí)施資源管理，范圍擴大了，要明確相應的職能部門(mén)，通過(guò)體系和過(guò)程實(shí)現的策劃，必將對人力資源、基礎設施，工作環(huán)境提出新的要求，則應加以充實(shí)和完善。

三、編制體系文件

　　1.編制質(zhì)量目標
　　體系文件的編寫(xiě)首先應制定測量管理體系的質(zhì)量目標。質(zhì)量目標不僅要制定組織總的質(zhì)量目標，還要在相關(guān)職能和層次上建立各自的質(zhì)量目標，目標還應包括滿(mǎn)足要求的內容。通常相關(guān)職能的目標可以從測量管理體系策劃中所確定的過(guò)程目標作為相關(guān)部門(mén)的目標，建立質(zhì)量目標系統，有利于對測量管理體系、過(guò)程進(jìn)行全面考核，有利于促進(jìn)體系運行的有效性。

　　2.編制質(zhì)量手冊
　　質(zhì)量手冊是規定企業(yè)測量管理體系的文件。由于2003版ISO10012標準的思路、結構已發(fā)生很大變化，它具體地提出了以過(guò)程基礎的測量管理模式，所以就是對已通過(guò)確認的企業(yè)也存在著(zhù)要重新編制質(zhì)量手冊的問(wèn)題。不僅僅是要充實(shí)新內容，還要體現2003版的新思路、新管理方法，即要形成一個(gè)以過(guò)程管理為主導的體系，要改變建立體系的理念，不是孤立的要素而是過(guò)程、過(guò)程方法。要注重確定質(zhì)量手冊的范圍，注重手冊和程序等其他文件的關(guān)系，注重過(guò)程之間的相互作用和職能的表述。要考慮結合本企業(yè)的特點(diǎn)和情況，確定質(zhì)量手冊的結構和形式及其詳略程度，手冊的結構最好不要打破過(guò)程模式的結構，因為標準提出的過(guò)程模式是國際管理經(jīng)驗的結晶，它具有科學(xué)性、實(shí)用性，適用于各種行業(yè)和組織。
　　編制質(zhì)量手冊應在計量管理部門(mén)統一組織領(lǐng)導下，由測量管理體系文件編寫(xiě)組來(lái)進(jìn)行，可以集中人員編制，但最好還是采取分工合作上下結合的形式，綜合性要求由計量管理部門(mén)編制，專(zhuān)項性要求由各相關(guān)部門(mén)編制，可以更好地聯(lián)系實(shí)際，有利于實(shí)施。
　　編制體系文件，作為已獲證企業(yè)要完善、修改、補充體系文件，均應制定出詳細的實(shí)施計劃，確定文件名稱(chēng)、編寫(xiě)負責部門(mén)、編寫(xiě)人、統稿人、審核人、編寫(xiě)進(jìn)度要求，完成初稿日期等，要有計劃，有進(jìn)度，有檢查，一定要防止脫離實(shí)際的照抄照搬。編制體系文件的過(guò)程應把它看成是學(xué)習理解標準、培訓鍛煉隊伍的過(guò)程。要注意吃透兩頭，既要吃透標準，又要吃透實(shí)際，把這二者結合起來(lái)才能編制出一套實(shí)用的有效的體系文件。當然在編制體系文件時(shí)，始終要突出一個(gè)主題，標準要求建立一個(gè)以過(guò)程為主導的測量管理體系，時(shí)時(shí)要以此進(jìn)行衡量和評價(jià)。

　　3.編制或修改補充程序文件和測量作業(yè)文件及記錄
　　ISO10012:2003標準規定，形成文件的程序只有幾個(gè)方面，但要十分注意，標準明示規定了形成文件的程序，不等于就不能用了，而應根據自身情況確定?？梢栽黾铀璧某绦蛭募?，甚至不單獨編制程序文件，把其內容并入質(zhì)量手冊之中。
　　形成文件的程序由企業(yè)規劃，企業(yè)要制定多少程序文件由企業(yè)自行決定。程序文件的編制或修改原則上最好由責任部門(mén)負責進(jìn)行，由編寫(xiě)小組統一協(xié)調完善，必須采用過(guò)程方法對所要編寫(xiě)的程序過(guò)程識別清楚，按過(guò)程的內容要求編制文件，以促進(jìn)過(guò)程控制的連續性和有效性。
　　ISO10012:2003標準文件要求中的作業(yè)文件。它主要包括兩大方面，即管理性文件(包括測量管理體系，形成程序文件之外的其他管理性文件如規定、辦法、準則、制度等，同時(shí)也包含行政性文件)和技術(shù)性文件(包括標準、技術(shù)條件、檢定規程、工藝規范、檢驗規范(準則)、圖紙、作業(yè)指導書(shū)、設備操作規范等)，這類(lèi)文件甚至還包括其他的如校準計劃、檢驗試驗計劃、過(guò)程圖、流程圖、合格供方名錄等具體的文件。
指導書(shū)文件也應由責任部門(mén)負責編制，對已通過(guò)確認的企業(yè)原有技術(shù)性文件基本上是完全適用的，只需要補充修改管理性作業(yè)文件，并增加外來(lái)有關(guān)文件。按2003版ISO10012標準的思路，文件要簡(jiǎn)化，首先要大力簡(jiǎn)化程序文件，必要時(shí)可以納入手冊或作業(yè)指導書(shū)。
　　在制定和修改上述文件的同時(shí)，要制定和修改記錄表格、格式，即體系文件中的第四類(lèi)d類(lèi)文件，主要是要確定記錄表格的項目、內容和形式，表格是一種文件，同樣要進(jìn)行編號和審核批準，要建立記錄受控清單。
　　在制定測量管理體系文件時(shí)，要采用系統方法和過(guò)程方法。如識別顧客的需求和期望，確定相應的質(zhì)量目標和要求，明確機構、職責和權限，合理的配備資源，規定測量每個(gè)過(guò)程有效性的方法。整個(gè)過(guò)程也可以這樣思考:過(guò)程是否已被確定，過(guò)程的輸入、輸出、活動(dòng)是什么，過(guò)程實(shí)施的目標是什么，實(shí)現目標有哪些活動(dòng)，如何配置資源，如何進(jìn)行監視，如何評價(jià)過(guò)程的有效性及實(shí)施持續改進(jìn)。按這種思路編制文件可增強其針對性、可操作性和實(shí)用性，有利于實(shí)施和控制。

　　4.如何編制測量管理體系文件的幾種方法
　　(1)自上而下進(jìn)行，即先編制手冊，然后編制程序文件和作業(yè)文件。這種方法先確定大綱、層層分解、系統性強、條理性強、相互接口好，但很費時(shí)間。
　　(2)自下而上進(jìn)行，即先完成作業(yè)文件，再編制程序文件和質(zhì)量手冊。這種方法先打好基礎，然后歸納，逐級上升，同樣很費時(shí)間。
　　(3)從中間向兩頭發(fā)展，即先制定程序文件，然后編制質(zhì)量手冊，作業(yè)文件。此種方法目前已不可行。
　　(4)實(shí)踐經(jīng)驗表明，編制體系文件可分為兩個(gè)階段進(jìn)行，即先制定質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊和程序文件，這二者因為有密切的內在聯(lián)系，因此可同步進(jìn)行。第二階段再編制作業(yè)指導文件和有關(guān)記錄表格。當然要結合企業(yè)的具體情況來(lái)確定，對已獲證企業(yè)體系文件如何完善個(gè)性，需要從最薄弱的環(huán)節入手。

　　5.文件的審核、批準和發(fā)布
　　文件編制完成后，應由計量管理部門(mén)組織進(jìn)行統稿、進(jìn)行文件編號、按統一格式打印文件，由最高管理者批準發(fā)布，由計量管理部門(mén)負責組織實(shí)施。有的企業(yè)考慮到體系文件的逐步完善，也可以發(fā)布作為“試行”，通過(guò)試運行后再作一次修改，最后進(jìn)行正式發(fā)布。

四、進(jìn)行試運行，開(kāi)展內審和評審

　　1.進(jìn)行試運行，按體系文件要求貫徹實(shí)施
　　在試運行期間，要加強信息溝通。必要時(shí)大中型企業(yè)可以建立以計量部門(mén)為中心的計量信息網(wǎng)絡(luò )，及時(shí)溝通情況，發(fā)現問(wèn)題采取邊運行、邊改進(jìn)的辦法，注重體系運行的有效性，及時(shí)改進(jìn)體系中出現的問(wèn)題。必要時(shí)可以修改文件，加強協(xié)調采取措施，要克服原有的習慣做法，要嚴格按文件辦理，實(shí)施中要注重記錄的控制，認真填寫(xiě)復核，確保證實(shí)材料的充分性和可信性。

　　2.開(kāi)展內部審核
　　為了評價(jià)體系運行的符合性和有效性，為了及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，以便改進(jìn)完善體系，企業(yè)應在試運行一定時(shí)期后，開(kāi)展審核活動(dòng)，內部審核要嚴格按規定的程序文件進(jìn)行。ISO10012:2003標準由于其思路、結構及內容變化，使內部審核過(guò)程也有了本質(zhì)性的變化。主要變化在兩個(gè)方面:第一，審核的思路要調整，2003版注重體系運行的有效性，不是以文件來(lái)證實(shí)符合性而是以過(guò)程體系有效性客觀(guān)證據來(lái)證實(shí)符合性，這是一個(gè)根本性的變化；第二，審核的方法是調整，過(guò)去的體系是按不連續的“要素”來(lái)建立，而2003版是以過(guò)程為基礎，采用過(guò)程模式通過(guò)過(guò)程方法來(lái)建立體系，不強調要素而需突出過(guò)程、過(guò)程方法，從而使審核的方法要進(jìn)行調整，即要求采用過(guò)程方法來(lái)進(jìn)行審核，這又是一個(gè)根本性的變化。如何采用過(guò)程方法來(lái)進(jìn)行內部審核。例如，審核某一部門(mén)或某一車(chē)間，不是單純按文件以孤立的要素去審核，而是以過(guò)程為基礎以過(guò)程的要求為主線(xiàn)去進(jìn)行審核。例如，審核最高管理者，結合ISO10012:2003標準各過(guò)程要點(diǎn)來(lái)進(jìn)行審核。要認真作好內審記錄。對存在問(wèn)題較多的，必要時(shí)可進(jìn)行第二次、第三次內審活動(dòng)，只有基本上查不出什么問(wèn)題，體系已基本達到2003版ISO10012要求，才可以提出確認、認證或注冊的申請。
　　在開(kāi)展內審工作中，通常要注意以下比較薄弱的環(huán)節:如有的企業(yè)不安排審核最高管理者，內部審核必須要審核最高管理者，因為他在測量管理中具有最重要的職能。是獨立的對測量管理體系的一種評價(jià)活動(dòng)，是代表審核組對最高管理者進(jìn)行內審工作中的突出問(wèn)題，《檢查表》編制過(guò)于簡(jiǎn)單、直接影響內審的深度；當前內審中糾正措施的制定和實(shí)施也是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題，有的審核員或責任部門(mén)通常在制定和采取糾正措施時(shí)把糾正等同于糾正措施，也不進(jìn)行舉一反三，雖實(shí)施了糾正措施，但并不能解決今后不再發(fā)生的問(wèn)題，達不到糾正措施的目的。內容審核十分重要，目前有的已獲證組織進(jìn)展不快，沒(méi)有真正建立起一個(gè)自我完善的機制是其中重要原因之一。

　　3.開(kāi)展管理評審
　　體系運行到適應階段，通過(guò)內部審核或試運行后，感到在體系運行中存在著(zhù)較大的問(wèn)題或帶有全局性的問(wèn)題，或涉及到質(zhì)量目標的問(wèn)題，則就需要及時(shí)的開(kāi)展管理評審活動(dòng)。管理評審由最高管理者主持，具體由測量主管部門(mén)負責組織，通常用召開(kāi)管理評審會(huì )議來(lái)進(jìn)行，應滿(mǎn)足ISO10012:2003標準規定，作出評審結論并采取有效措施實(shí)施改進(jìn)，評審要作好記錄。

　　4.進(jìn)一步修改完善體系文件
　　通過(guò)試運行、內部審核、管理評審后，應對體系文件再進(jìn)行一次全面的修改，以進(jìn)一步完善體系文件，如原作為“試行”的文件，修改完善后可以作為正式文件發(fā)布，需要時(shí)對實(shí)施過(guò)程及資源、環(huán)境、人員等進(jìn)行必要的調整充實(shí)和完善，則測量管理體系已基本建立。

　　5.開(kāi)始外部確認、認證或注冊
　　完成上述工作后，企業(yè)就可以進(jìn)行外部確認、認證或注冊了。
　　對測量管理體系的認證分兩種情況:一種是對其單獨申請測量管理體系(如，計量檢測體系)的確認，合格后，獲體系的相關(guān)證書(shū)；另一種是用測量管理體系作為其他體系，如ISO9001質(zhì)量管理體系，ISO14000環(huán)境管理體系，ISO/IEC17025檢測和校準實(shí)驗室認可等保障的需要而建立的，則不需要專(zhuān)門(mén)對測量管理體系認證，但是建立了測量管理體系會(huì )有助于實(shí)現其他認證標準的要求。(續完)